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Home Office – Best Practices, Tipps & Tricks

Veröffentlicht
20. März 2020

Zu einer Zeit, in der Home Office zunehmend Einzug in unseren Alltag hält, finden wir es nur richtig, unsere Tipps für effiziente Remote-Arbeit zu teilen. Ein reibungsloses Zusammenarbeiten umfasst nämlich viele verschiedene Aspekte, sowohl von der Sicht des Arbeitgebers als auch der des Arbeitnehmers.

Technisches
Firmenweites Tool für Kommunikation

Eines der vielleicht wichtigsten technischen Voraussetzungen ist ein Tool wie Slack oder Microsoft Teams, mit dem sich Mitarbeiter problemlos miteinander verständigen können. Wichtig ist hierbei organisatorische Sorgfalt: Channels sollten für unterschiedliche Themen angelegt und ihre Zwecke genau definiert werden. Das dient dazu, chaotische Kommunikation zu vermeiden und ersetzt unter anderem die allseits bekannte “E-Mail an alle”.

Wie lässt sich allerdings ein solches Werkzeug ideal nutzen? Es ist nämlich wichtig, zu verstehen, dass sich nicht automatisch ein Mehrwert ergibt. Ein Sprung von einer auf E-Mails basierenden Kommunikationskultur auf bspw. Slack erfordert auch einen Wechsel im Denken. Bei E-Mails entscheidet der Sender, für wen der Inhalt relevant ist. Im Zweifelsfall fügt man noch einige Personen in CC dazu. Bei Slack entscheidet sozusagen umgekehrt der Empfänger, für welche Kanäle er sich anmeldet. Der “offizielle” Charakter eines Mail-Broadcasts (zur Sicherheit alle in CC) muss durch einen offiziellen Charakter eines “Chat”-Programms ersetzt werden. Das muss erstmal im Unternehmen ankommen und auch gelebt werden.

Als eine Möglichkeit, diese Kommunikationskanäle zu strukturieren, möchten wir unsere eigene Unterteilung vorstellen. Dabei handelt es sich um drei Hauptkanäle, die jeweils verschiedenen Zwecken dienen:

  • #ps-announcements ist der Channel, in welchem das Management und Team Leads über offizielle Entscheidungen informieren, die jeden betreffen. Das Posten willkürlicher Dinge und Diskussionen sind hier zu unterlassen.
  • #ps-general wird von allen für das Teilen von Informationen genutzt, die im Hinblick auf arbeitsbezogene Dinge wichtig oder interessant für alle sind.
  • #ps-random dient dem informellen Austausch über nicht-arbeitsrelevante Themen wie z.B. Tratsch, Witze, Websites, Events, etc.

Außerdem lassen sich Channels leicht kategorisieren, indem man sie entsprechend ihrer Zugehörigkeit benennt. Ein Weg dafür ist, alle Channels, welche für ein bestimmtes Projekt genutzt werden, mit dem Projektnamen oder einem symbolischen Kürzel zu präfigieren, z.B.: #project-general, #project-design, #project-development. User können wiederum individuell die Channels, in denen sie Mitglied sind, in Unterordnern in ihrer Sidebar schlichten.

Es gibt jedoch eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen, welche Slack zu einem nützlichen Tool machen. Dazu zählen einerseits Slack Calls, d.h. Videochats, mit der sich oftmals das Aufsetzen von dedizierten Hangout- oder Zoom-Meetings erübrigt. Andererseits stellen viele Dienste wie Google Drive, Git, Bitbucket uvm. spezielle Integrationen bereit, mit denen Aktionen oft automatisiert oder zeitsparend direkt über Slack ausgeführt werden können.

Das Slack-Interface
Online-Kollaboration in Dokumenten

Die G Suite von Google hat sich zu Recht als das Kollaborationstool schlechthin etabliert. Mit Online-Anwendungen für Filehosting, das Erstellen von Dokumenten, Spreadsheets, Präsentationen uvm. deckt sie die meisten Bedürfnisse eines Unternehmens ab. Die Vielzahl an Funktionen für das Verfassen und Kommentieren von Dokumenten ermöglicht eine einfache und simultane Zusammenarbeit.

Organisation von Terminen und Meetings

Hier ist Google ebenfalls mit Google Calendar und der Hangouts-Integration empfehlenswert. Alle Meetings, die im Kalender erstellt werden, bekommen automatisch einen Hangouts-Link zugewiesen, der dann genutzt werden kann, um sich remote dazuzuschalten.

Live Streams für Staff Meetings

Auch Ansprachen an das gesamte Unternehmen lassen sich online leicht mit Live Streams lösen. Idealerweise nutzt man hier eine Chat-Funktion, um den Mitarbeitern zu erlauben, während des Streams Fragen zu stellen.

Sicherheit mit VPN

Eine VPN für Mitarbeiter ist dringend vonnöten, um sicher und einfach auf das interne Firmennetzwerk und den damit verbundenen Daten und Services zugreifen zu können.

Wissensmanagement mit Confluence

Innerhalb eines Unternehmens häuft sich eine enorme Menge an Wissen und Regelungen sowohl für Internes als auch für Kundenprojekte an. Dies lässt sich mit einem Tool wie Confluence verwalten, einem “Wiki”, in dem das gesamte Material dokumentiert, gesammelt und strukturiert werden kann.

Alternative Lösungen

Generell ist es von großer Bedeutung, je nach Bedarf auch andere Lösungen (wie z.B. GotoMeeting für Konferenzen) nutzen zu können. Diese Flexibilität spielt vor allem im Umgang mit Kunden eine wichtige Rolle, die oftmals mit anderen Anwendungen als das eigene Unternehmen arbeiten.

Live Stream unseres Staff Meetings
Organisatorisches
Home-Office-Vereinbarung treffen

Wichtig ist, in einem Vertrag die Rahmenbedingungen der Remote-Arbeit festzulegen. Dazu zählen unter anderem Erreichbarkeit, Arbeitszeit, Prozesse, Arbeitsmittel, Aufwandsentschädigung, Versicherung, etc.

Arbeitszeit transparent gestalten

Um die Planung von Meetings zu erleichtern und eine einfache Übersicht über die Erreichbarkeit von Mitarbeitern zu haben, sollte die zeitliche Verfügbarkeit im Kalender als auch in Kommunikationstools wie Slack eindeutig sichtbar gemacht machen.

Meetings sorgfältig planen

Remote-Meetings sollten so effizient wie möglich ablaufen. Dafür ist es unerlässlich, im Vorhinein die Agenda und Ziele genau zu definieren und diese während des Meetings stets im Auge zu behalten.

Sanfter Start ins Meeting

Idealerweise führt man zu Beginn des Meetings ein kurzes Check-in mit Smalltalk durch. Das hilft dabei, die TeilnehmerInnen einzustimmen.

Meeting-Etikette einhalten
  • Keine Unterbrechungen durch andere
  • Klar und deutlich sprechen
  • Schnell auf den Punkt kommen
  • Mikrofon muten, wenn nicht gesprochen wird
Overcommunication erwünscht

In einer Home-Office-Umgebung passiert es leicht, dass Kommunikation zu kurz kommen kann. Daher empfiehlt es sich, Meetings öfter abzuhalten, um sich stets auf dem Laufenden zu halten und auch etwaige Missverständnisse laufend auszuräumen.

Regelmäßige Feedbackgespräche

Während eine aktive Feedbackkultur auch ohne Home Office unentbehrlich ist, wird es umso wichtiger, sie remote aufrechtzuerhalten. Das bedeutet vor allem regelmäßige Gespräche zwischen dem Team Lead und einem Teammitglied. Oft können so “unsichtbare” Probleme identifiziert und gelöst werden.

Locker in den Tag starten im Design-Team
Soziales

Selbst wenn alle remote arbeiten, darf die Unternehmenskultur nicht darunter leiden. Der informelle Austausch zwischen KollegInnen über private, nicht-arbeitsrelevante Themen ist gerade in Zeiten des Home Office nicht zu vernachlässigen. Teams arbeiten nur dann gut zusammen, wenn auch der persönliche Austausch funktioniert und Vertrauen aufgebaut wird. Gutes, schnelles und effizientes Teamwork entsteht nicht dadurch, dass man im selben Meetingraum sitzt, sondern dadurch, dass man weiß, mit wem man eigentlich zusammenarbeitet.

Virtuelle Küche

Die soziale Umgebung eines Büros zu emulieren mag zwar schwierig erscheinen, ist aber dennoch möglich. Dazu lässt sich ein Call einrichten, der als Tratsch-Umgebung dient, in dem Mitarbeiter eine Pause machen und sich mit anderen entspannt unterhalten können.

Tägliche Rituale einführen

Es gibt viele mögliche soziale Gepflogenheiten, um den Arbeitsalltag aufzulockern. Beispielsweise kann man den Tag im Team mit Fragen über persönliche Themen wie bisherige Reisen, Hobbies, etc. starten.

Hilfe von Wissensträgern beziehen

Möglicherweise gibt es im Unternehmen bereits Mitarbeiter, welche z.B. als Freelancer bereits viel Erfahrung mit Home Office gesammelt haben. Diese können andere dazu animieren, sich bei ihnen zu erkundigen, wenn Fragen zum Arbeitsalltag zu Hause aufkommen (z.B. “Wie vermeide ich Ablenkungen? Wie bleibe ich motiviert?”).

Regelmäßige Bildschirmpausen

Bildschirmpausen sind bereits im Büro ein großes Thema, doch zu Hause sind sie sogar noch essentieller. Da Meetings und Sozialisierung nun auch über den Screen realisiert werden, ist unbedingt auf häufige Pausen zu achten. Auch im Büro würde man zwischendurch mal eine Kaffeepause machen.

Arbeit und Privatleben trennen

Zu guter Letzt möchten wir den für die Motivation wohl wichtigsten Punkt nennen. Die ständige Assoziation zwischen dem Zuhause und der Arbeit kann schnell erschlaffen. Wenn möglich sollte dort daher ein separater Raum geschaffen werden, der als Büro dient. Ansonsten sollten Arbeitsgeräte in der Freizeit weggeräumt werden, um sich entspannen zu können. Home Office heißt nämlich nicht, rund um die Uhr verfügbar sein zu müssen.

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